はじめに：「攻めの採用」をしたくても、できない現実
「ダイレクトスカウトに興味はある。でも、誰がやるんだ？」
人事担当者がわずか2名で、採用業務のほかに労務・研修・評価制度まで抱えている——そんな状況では、新しい採用手法に踏み出すことは容易ではありません。「やってみたいけど、工数がない」という理由でダイレクトスカウトの導入を断念した経験を持つ企業は、IT業界に限らず非常に多いのではないでしょうか。
今回ご紹介するのは、まさにそうした状況を打破した、あるIT関連企業（システム開発・SaaS・非上場・売上数百億円・従業員数百名）の事例です。2024年からオクトーリアの支援を開始し、月5名以上の新規候補者を継続獲得し、月1名以上の内定を出せる体制を構築することに成功しました。
採用コストは1名あたり40〜50%削減、人事部門の採用業務工数は60%削減——数字だけ見ると劇的な変化ですが、その背景にある「仕組み」を詳しく解説いたします。
支援前の状況：エージェント100%依存と「攻めの採用」ができない構造的問題
人事2名で全業務を回す限界
支援開始前、この企業の人事部門は2名体制。採用業務だけでなく、労務管理・社員研修・評価制度の運用まで担当しており、採用に割ける時間は極めて限られていました。
その結果、採用活動は「エージェントから連絡が来たら対応する」という受け身のスタイルに。自社から積極的に候補者にアプローチする「攻めの採用」は、構造的に不可能な状態でした。
エージェント依存がもたらすコストとリスク
採用チャネルは人材紹介会社のみ、エージェント経由100%という状況。採用単価は理論年収の35%で、1名あたり200〜250万円のコストが発生していました。
エージェント依存には、コスト以外にも問題があります。「エージェントが紹介できる人材」に選択肢が限定されるため、自社が本当に欲しい人材にアプローチできないケースが生じます。また、エージェントとの関係性や市況によって採用数が左右されるため、安定した採用計画が立てにくいという課題もありました。
ダイレクトスカウト未経験の壁
ダイレクトスカウトの導入は以前から検討されていましたが、「どのサービスを選べばいいか分からない」「スカウト文面の書き方が分からない」「候補者への効果的なアプローチ方法が分からない」という知見不足と、工数不足が重なり、導入を断念した経緯がありました。
さらに、候補者対応の課題も深刻でした。カジュアル面談を実施する余裕がなく、候補者とのコミュニケーションが不足。選考辞退率は30%以上、内定承諾率は60%前後にとどまっていました。
オクトーリアの支援：「全部お任せ」で採用力を底上げする
オクトーリアが目指したのは、人事部門の負担をゼロにしながら、ダイレクトスカウトを機能させる仕組みを構築することです。サービス選定から候補者対応まで、一気通貫で支援しました。
STEP 1：採用要件の整理とターゲット人材の市場調査
まず、経営層・現場マネージャーへのヒアリングを実施。各ポジション（エンジニア・営業・企画職）で求めるスキル・経験を「Must（必須条件）」と「Want（歓迎条件）」に整理し、採用の緊急度・優先順位を設定しました。
採用要件が曖昧なまま動き始めると、スカウトの精度が下がり、ミスマッチが増えます。「誰を採りたいのか」を明確にすることが、ダイレクトスカウト成功の大前提です。
並行して、各ポジションの市場価値・競合状況を調査。転職潜在層の動向を把握し、スカウト成功率の高いターゲット層を特定しました。
STEP 2：最適なダイレクトスカウトサービスの選定
ダイレクトスカウトサービスは数多く存在しますが、ポジションや採用ターゲットによって相性が大きく異なります。オクトーリアは複数のサービス提供企業と打ち合わせを実施し、この企業に最適な組み合わせを提案しました。
- エンジニア採用：IT・Web業界に強い「Green」＋ハイクラス人材が多い「ビズリーチ」
- 営業・企画職採用：「ビズリーチ」＋カルチャーマッチ重視の「Wantedly」
複数サービスを組み合わせることで、ターゲット層を網羅。費用対効果の試算も行い、ダイレクトスカウト経由の採用単価（理論年収の15%）がエージェント経由（35%）と比較して57%削減できることを数値で示しました。
STEP 3：求人票・スカウト文面の作成
採用サービスが決まったら、次は「何を伝えるか」の設計です。
求人票では、事業の成長性・ビジョン・働く環境・キャリアパス・具体的なプロジェクト事例を盛り込み、「この会社で何ができるか」を求職者目線で明確化しました。
スカウト文面では、テンプレートの使い回しを一切せず、候補者一人ひとりの経歴・スキルを丁寧に読み込んだパーソナライズドスカウトを作成。文面の構成は、①候補者の経歴への具体的な言及、②企業・ポジションの紹介、③「なぜあなたに声をかけたのか」の明示、④カジュアル面談への誘導、という流れで設計しました。
「なぜ私に？」という候補者の疑問に正面から答えることが、返信率を高める最大のポイントです。
STEP 4：スカウト送信の運用をフルアウトソース
スカウト文面の作成から送信・返信対応・日程調整まで、オクトーリアが専任担当として一貫して対応。人事部門の工数をゼロにしながら、月100〜200通のスカウトを継続的に送信しました。
その結果、スカウト返信率は8〜15%を達成。業界平均の3〜5%と比較して、2〜3倍の返信率を実現しました。高い返信率の背景には、パーソナライズドスカウトの徹底と「まずは対話を」というアプローチの一貫性があります。
STEP 5：カジュアル面談の代行で候補者の意向を丁寧に醸成する
スカウトへの返信があった候補者に対して、オクトーリアがカジュアル面談を代行。候補者の自己紹介・キャリアの振り返りから始まり、企業紹介・ポジションの詳細説明、候補者の転職軸・希望条件のヒアリング、疑問点の解消、本選考への案内まで、丁寧に対応しました。
面談後は、候補者の意向・適性を評価したレポートを人事部門に共有。本選考に進むべき候補者を推薦し、候補者へのフォローアップも継続。人事担当者は本選考と内定者フォローに集中できる体制が整いました。
支援後の成果：「攻めの採用」が組織を変える
新規候補者の継続的な獲得と内定体制の構築
最も重要な成果は、月5名以上の新規候補者を継続獲得し、月1名以上の内定を安定的に実現できるようになったことです。年間採用数は12〜15名に達し、欠員補充ではなく組織強化のための計画的な採用が可能になりました。
スカウト送信から本選考エントリーまでの流れは以下の通りです。
- 月間スカウト送信数：100〜200通
- スカウト返信率：8〜15%（月10〜30名が返信）
- カジュアル面談実施数：月10〜15名
- 本選考エントリー数：月5〜8名
- 内定数：月1名以上
採用チャネルの多様化とコスト削減
エージェント経由100%だった採用チャネルが、エージェント60%・ダイレクトスカウト40%へと分散。特定チャネルへの依存リスクが解消されました。
採用コストは1名あたり200〜250万円から120〜150万円へと40〜50%削減。年間ベースでは約1,500万円のコスト削減を実現し、経営層からも高く評価されました。
人事部門の工数削減と業務の質的変化
採用業務の工数は月80時間から月30時間へと60%削減。スカウト送信・候補者対応をオクトーリアが代行することで、人事担当者は本選考・内定者フォローという「人事にしかできない業務」に集中できるようになりました。
候補者の質向上と定着率の改善
カジュアル面談で候補者の意向を丁寧にヒアリングし、企業理解を深めた上で本選考に進む仕組みにより、選考辞退率が大幅に低下。入社後3ヶ月の定着率も95%へと大幅に改善しました。
まとめ：「工数がない」はダイレクトスカウトを諦める理由にならない
この事例から学べる最大の教訓は、「工数がない」という課題は、適切なパートナーと組むことで解決できるということです。
ダイレクトスカウトは、正しく運用すれば採用コストを大幅に削減しながら、自社が本当に欲しい人材に直接アプローチできる強力な手法です。しかし、「どのサービスを選ぶか」「どんな文面を書くか」「どう候補者と対話するか」——これらすべてに知見と工数が必要です。
オクトーリアは、サービス選定から文面作成・スカウト送信・カジュアル面談まで、一気通貫で支援することで、人事部門の負担をゼロにしながら成果を最大化します。「ダイレクトスカウトに興味はあるが、何から始めればいいか分からない」という企業にとって、この事例が一つの道標になれば幸いです。
「ダイレクトスカウトを始めたいが、社内に知見も工数もない」「エージェント依存から脱却して採用コストを下げたい」——そんな方は、ぜひオクトーリアにご相談ください。
貴社の採用課題・ターゲット人材・予算に合わせた最適な支援プランをご提案します。
初回のお打ち合わせは無料となりますので、お気軽にお問合せください。
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